Manuale

Per accedere all’Area riservata di Gestione, clicca sull’URL: “https://XXXX.techaway.app” che ricevi via mail dopo la registrazione e inserisci le credenziali di accesso che troverai nella stessa mail.

Una volta effettuato l’accesso al portale Tech Away, potrai gestire e modificare tutti i dati relativi all’Account.

Richieste: indica chi può creare una nuova richiesta. Se impostate su “no” nessuno può creare nuove richieste, arrivano solo dal gestionale. Impostandole su “gestore“, solo il gestore può creare nuove richieste, il tecnico no. Se scegli “tecnico“, sia gestore sia tecnico possono creare nuove richieste.

Interventi: Decidi se utilizzare le “tipologie interventi” e relativi costi. Spuntando “interventi multitecnico” scegli se consentire l’aggiunta di tecnici aggiuntivi a un intervento. Flagga la funzione “interventi multigiornata” per consentire al tecnico di aggiungere giornate aggiuntive al completamento di un intervento. “Visibilità inteventi” indica quali interventi sono visibili ai tecnici. se “tutti“, tutti vedono tutto. se “propri“, un tecnico vede solo i suoi (e i capiarea vedono solo i loro e quelli dei loro sottoposti). La voce “nuovo intervento” indica chi può creare un nuovo intervento. Impostata su “no” nessuno può creare nuovi interventi, arrivano solo dal gestionale. Impostata su “gestore” solo il gestore può creare nuovi interventi, il tecnico no. Impostata su “tecnico” sia gestore sia tecnico possono creare nuovi interventi. Flagga “scadenziario” per attivare lo scadenziario nel backoffice.

Macchine e ricambi: Spunta “utilizzo macchine” se vuoi utilizzare le macchine negli interventi e in gestione. Se metti il flag su “macchina unica” ogni cliente può avere una sola macchina associata. “Nuova macchina” se  la imposti su “no“, non è possibile inserire macchine non anagrafate. se impostata su “inserimento” è possibile inserirle ma non vengono salvate in anagrafica. se  la imposti su “salvataggio” è possibile inserirle nell’intervento e vengono anche salvate. La voce “Macchine intervento modificabili dai tecnici” indica quali azioni può compiere il tecnico sulle macchine dell’intervento. Se imposti “lettura” non può inserire o eliminare nulla. Non può cambiare la macchina ma può comunque sempre modificare i dati della matricola. Se scegli “scrittura“, il tecnico può inserire, cancellare una macchina. Imposta la voce “nuovo ricambio” su “no” se non vuoi consentire al tecnico di inserire un ricambio non anagrafato. se  imposti “inserimento” è possibile inserirne ma non vengono salvati in anagrafica. se  scegli “salvataggio” è possibile inserire nuovi ricambi nell’intervento e vengono anche salvati in anagrafica. La voce “disponibilità” indica se e come viene visualizzata la disponibilità.

Generali: La funzione “categoria tecnici” se abilitata attiva la gestione delle categorie dei tecnici che permette al gestore di consultare il calendario per gruppo di agenti.

Prezzi e costi: Abilita “utilizzo prezzi” per visualizzare i prezzi, nelle app, nel backoffice e nei pdf. “Utilizzo IVA” se abilitato abilita l’utilizzo dell’iva nelle app, nel backoffice e nei pdf.  Attiva “Utilizzo sconti” per l’utilizzare gli sconti nelle app, nel backoffice e nei pdf, per i ricambi. La funzione “Utilizzo listini base” se abilitata consente l’utilizzo dei listini base differenziati, se disabilitato il codice listino viene ignorato e ogni prodotto ha un solo prezzo. Se utilizzi il “listino base” inserisci il codice del listino in “listino base default“. La voce “utilizzo listino clienti” se abilitata consente l’utilizzo dei listini personalizzati per cliente. “Utilizzo costo chiamata” gestisce l’uso dei costi di chiamata, se imposti ” “no” non sono previsti, se scegli “manuale” sono inseriti manualmente, se imposti “automatico” sono calcolati con soglie e parametri di configurazione. Imposta “Utilizzo costo manodopera” su “manuale” se vuoi consentire al tecnico di modificarli manualmente. Imposta su “automatico” se vuoi che vengano calcolati in base alle ora. Se imposti “no” non ci saranno costi di manodopera. “Utilizzo costo di trasferta” gestisce l’uso dei costi di trasferta, se  imposti “no” non sono previsti, se indichi “manuale” sono inseriti manualmente se  scegli “semiautomatico” il gestore specifica i km e poi il sistema calcola i costi, se  indichi “automatico” sono calcolati con costo di configurazione in base ai km di cliente o destinazione.

In questa sezione definisci il costo di chiamata, il costo Km per le trasferte, che viene calcolato sull’intero tragitto una volta che si supera la soglia Km, se impostata. Qui indichi anche la mail aziendale a cui sarà inviata copia del rapportino e la mail di avviso dello scadenziario. In questa sezione hai anche la possibilità di caricare il tuo logo aziendale.

Premi sul tasto “+” per creare un’integrazione, dai un nome a piacere all’integrazione e seleziona il gestionale con il quale ti vuoi integrare tra Danea EasyFatt o Fatture in Cloud.

Danea EasyFatt:

• Sulla barra di sinistra va su Impostazioni > Gestione integrazioni, tasto “+” per creare il connettore con Danea Easyfatt: dare un nome a piacere al connettore e selezionare Danea Easyfatt sotto “integrazione”. Si genereranno 3 Url
• Seleziona il 1° Url (sotto “importazione ricambi“) e fai Copia (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+C o Apple Cmd+C), per importare i prodotti da Easy Fatt.                                                  Su Easyfatt va su Strumenti > Aggiorna prodotti su e-commerce e incolla nella tab “Impostazioni“, il 1° Url di connessione a Order Factory (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+V o Apple Cmd+V), clicca su Invia per eseguire l’invio del catalogo prodotti di Easyfatt. Verranno passati solo i prodotti che hanno il flag “Pubblica su E-Commerce” attivato
• Seleziona il 2° Url (sotto “importazione clienti“) e fai Copia (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+C o Apple Cmd+C), per importare i clienti da Easy Fatt.                                                      Su Easyfatt, tenendo premuto il tasto CTRL della tastiera, clicca su Strumenti > Aggiorna clienti su e-commerce e incolla, nella tab “Impostazioni“, il 2° Url di connessione a Tech Away (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+V o Apple Cmd+V), clicca su Invia per eseguire l’invio della lista clienti di Easyfatt.
  ATTENZIONE: Verranno passati tutti i clienti presenti in Easyfatt. Se si vuole escludere delle anagrafiche è necessario impostare il parametro “#NOECOMM” nel campo “Libero 6“
• Seleziona il 3° Url (sotto “esportazione rapportini“) e fai Copia (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+C o Apple Cmd+C), per importare i rapportini fatti su Tech Away in Easy Fatt.      Su Easyfatt va su Strumenti > scarica ordini da E-commerce e incolla nella tab “Impostazioni“, il 3° Url di connessione a Tech Away (premendo sulla tastiera Windows Ctrl+V o Apple Cmd+V), clicca su Invia per scaricare gli ordini su Easyfatt.
  N.B.: è possibile impostare l’anno ed eventualmente il numero dell’ordine dal quale partire per lo scaricamento.

Fatture in Cloud:

Su Fatture in Cloud va su Impostazioni, apri il menu in alto a destra composto da 3 puntini […] e seleziona “Applicazioni collegate”
Premi il bottone “Collega una nuova applicazione” e incolla questo codice: 8W8AQuQ8Yaj2LMvrFp0tff1vJHIY8PFw
Allo step successivo selezionare l’azienda che si intende collegare a Tech Away e prosegui
Qui vanno definiti i seguenti permessi:
Clienti e Prodotti => Sola lettura
Rapportini => Accesso completo
dopodiché cliccare prosegui
Allo step successivo viene generato l’access token che deve essere copiato nell’apposito campo su Tech Away.

Qui puoi creare le Categorie nelle quali vuoi suddividere i Tecnici (es. per zona di competenza).

Per creare, modificare o cancellare il profilo di un Tecnico, accedi alla tua area riservata.
Alla sezione Gestione => Tecnici, clicca sul tasto “+” in alto a destra. Compila la scheda del tecnico definendo un Username e una Password
Successivamente imposta il costo orario della manodopera e definisci la visualizzazione del calendario fornito al tecnico sull’App tra giornaliera, settimanale o mensile.

N.B. Il costo manodopera è un campo presente in Tecnici, Clienti e Macchine. Se utilizzo “costo manodopera” = automatico: La priorità per applicarlo nell’intervento è: 1.macchina (solo se è intervento a macchina unica, altrimenti si passa alla priorità 2) 2.cliente 3.tecnici, i tecnici collaboratori sono ignorati nel calcolo.

Infine attiva la licenza per il Tecnico.

Questa sezione consente di creare, modificare o cancellare l’anagrafica di un Cliente. Accedi a Gestione => Clienti, clicca sul tasto “+” per inserire l’anagrafica di un Cliente e definirne i costo di manodopera. Dall’icona “Sedi” puoi visualizzare, modificare o cancellare le sedi del Cliente già inserite o salvare una nuova premendo il tasto “+”. Premi l’icona Interventi per gestire le richieste di assistenza. Premi l’icona “Macchine” per visualizzare, inserire o cancellare le macchine di un dato cliente. Premi sul tasto “interventi” per visualizzare gli interventi aperti da un cliente e sul tasto “richieste” per visualizzare le richieste. Clicca sull’icona “Modifica” per visualizzare o modificare l’anagrafica del Cliente. Premendo il tasto “X” elimini il Cliente.

N.B. Il costo manodopera è un campo presente in Tecnici, Clienti e Macchine. Se utilizzo “costo manodopera” = automatico: La priorità per applicarlo nell’intervento è: 1.macchina (solo se è intervento a macchina unica, altrimenti si passa alla priorità 2) 2.cliente 3.tecnici, i tecnici collaboratori sono ignorati nel calcolo.

Premi il tasto “+” per creare un nuovo “contratto” da associare a un cliente. A un contratto puoi associare una destinazione e una specifica “tipologia interventi” (es. manutenzione). All’interno del contratto definisci le percentuali di costo da applicare sui costi degli interventi. Per ogni contratto indica le percentuali di costo degli “interventi straordinari” e il loro numero. Una volta esauriti gli interventi straordinari si passera a quelli ordinari.

Clicca sul tasto “+” in alto a destra per inserire Codice e Marca delle Macchine.

Clicca sul tasto “+” in alto a destra per inserire Codice e Tipologia delle Macchine.

Questa sezione consente di creare, modificare o cancellare la scheda delle Macchine in assistenza. Accedi a Gestione => Macchine, clicca sul tasto “+” in alto a destra per creare la scheda della Macchina assegnandogli un codice, una descrizione e un costo di manodopera. Dalla cartella “Matricole” alla destra della macchina puoi anagrafare tutti i pezzi della Macchina in questione. Con il tasto “+” inserisci l’anagrafica della Macchina indicando il suo numero di matricola, il cliente e la sede in cui si trova.

N.B. Il costo manodopera è un campo presente in Tecnici, Clienti e Macchine. Se utilizzo “costo manodopera” = automatico: La priorità per applicarlo nell’intervento è: 1.macchina (solo se è intervento a macchina unica, altrimenti si passa alla priorità 2) 2.cliente, 3.tecnici, i tecnici collaboratori sono ignorati nel calcolo.

Consente di creare, modificare o cancellare i pezzi di ricambio delle Macchine. Vai in Gestione => Ricambi per inserire i pezzi di ricambio necessari nella riparazione delle Macchine. Clicca sul tasto “+” in alto a destra per inserire un pezzo di ricambio. Nella scheda del ricambio indica il costo e la quantità minima ordinabile.

Consente di creare, modificare o cancellare una Tipologia intervento.
Vai in Gestione => Tipologia interventi, per catalogare i vari tipi di intervento che possono essere effettuati su una Macchina (es. sopralluogo, in garanzia, ecc.)
Premi il tasto “+” in alto a destra per inserire un intervento, definendone il codice, il nome e le relative percentuali di costo da applicare ai costi dell’intervento.

In questa sezione cliccando sul tasto “+” in alto a destra, crea le cartelle all’interno delle quali puoi caricare i tuoi Documenti, che saranno visibili ai tecnici

Qui puoi visualizzare, e modificare le richieste di Intervento tecnico fatte dai Clienti.
Ogni richiesta può essere composta da uno o più Interventi, necessari ad assolvere la Richiesta.
Clicca sulla matita per vedere nel dettaglio il tipo di intervento richiesto, tra cui il livello di priorità la data di inserimento, i dati del cliente, la descrizione dell’intervento e immagini relative alla richiesta.
Entrando nella cartella “Interventi” ti sposterai nella “lista interventi” nella quale potrai visualizzare i singoli lavori (interventi) relativi alla “Richiesta” di appartenenza

Gestisci il Calendario degli Interventi per pianificare e monitorare le attività dei tecnici in modo efficiente. Il pallino colorato a fianco di un intervento sta ad indicare lo stato dell’intervento: arancione => nuovo intervento in bozza, azzurro => intervento aperto inviato al tecnico, verde => intervento completato.

Clicca sul tasto “+” per creare un nuovo intervento. Indica una data e un orario di creazione dell’intervento. Seleziona il tecnico che dovrà eseguire l’intervento. Scegli il grado di priorità dell’intervento tra alta, media e bassa. Successivamente scegli la Tipologia dell’intervento. Richiama un cliente già anagrafato o creane uno nuovo. Indica una sede se diversa da quella presente nell’anagrafica del Cliente. Copia i dati dell’appuntamento richiamandoli dal Cliente o dalla Sede. Compila la “giornata dell’intervento” indicando un orario indicativo di inizio e fine dell’intervento. Aggiungi eventuali Tecnici oltre quello principale se necessari a completare l’intervento e altre giornate se si tratta di un intervento multigiornata. Richiama la Matricola della Macchina o inseriscine una nuova, infine inserisci uno o più Ricambi per la macchina. Una volta completata la compilazione dell’intervento invialo al Tecnico.

In questa sezione puoi visualizzare la lista degli Interventi. Gli interventi possono avere tre diversi stadi di avanzamento: nuovo (non ancora inviato al tecnico), aperto (inviato al tecnico), compilato (il tecnico ha completato l’intervento e ha inviato il rapportino al gestore). Clicca sull’icona della matita per aprire la scheda di un Intervento. Clicca sul pulsante X per cancellare un Intervento. Clicca sul icona del PDF per scaricarlo.

Qui visualizzi le Matricole delle macchine in scadenza per ogni Cliente. Puoi filtrare la ricerca per un dato periodo di riferimento.

In questa sezione puoi consultare le statistiche relative ai tecnici. Sono presenti diversi filtri che puoi incrociare tra loro per ottenere una serie di informazioni sulla tua attività.

I dati possono essere filtrati per “Fonte dati” suddivisi in “Totale interventi effettuati“, “Totale ore di manodopera” e “Fatturato“.

Inoltre i le statistiche possono essere filtrate per periodo, tecnico, clienti e discostamento.

Accedendo all’ Area Riservata come Gestore, è possibile effettuare delle importazioni di file CSV. Questo formato è supportato dai più diffusi Fogli di Calcolo come Microsoft Excel, OpenOffice o LibreOffice. Clicca sulla versione che possiedi per scaricare il file d’esempio dal quale partire per creare il tuo database da importare.

• Tecnici (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Clienti (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Destinazioni (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Tipologia macchine (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Macchine (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Marche (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Ricambi (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Listini personalizzati (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
• Tipologia interventi (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)

Queste importazioni possono essere effettuate anche partendo da un file Excel, mediante il Copia/Incolla dei dati contenuti in tale archivio.
Una volta inseriti i dati nell’importatore, si deve indicare se nel file è contenuta una riga di intestazione (come quella presente nei file di esempio) e se si intendono rimuovere i dati che non sono presenti nel file, così da eliminare le anagrafiche non più utilizzate.
In ogni caso verranno aggiornati i record presenti in archivio con quelli che si stanno importando.
Nell’ultimo step è necessario associare le colonne presenti nel file CSV con i campi importabili nel sistema. Se non è presente una riga di intestazione, come quella presente nei file di esempio, sarà possibile associare tali campi mediante i menu a tendina presenti in ogni riga.
È possibile che il sistema non riconosca in automatico la struttura del file e quindi sia necessario specificare quale “Delimitatore di colonne” e quale “Delimitatore di stringa” sono utilizzati in tale documento. Provare a cambiare e premere “Aggiorna Anteprima” per verificare che il sistema riconosca correttamente i singoli dati da importare.

L’esportazione dei dati avviene nel formato CSV; è possibile esportare i seguenti dati:

• Tecnici
• Clienti
• Destinazioni
• Tipologia macchine
• Macchine
• Marche
• Ricambi
• Listini personalizzati
• Tipologia interventi